Analisa, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Pelumas

TUGAS :  Implementasi Sistem Informasi

 
_________________________________________________
Analisa, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi
    Penjualan Pelumas

Studi Kasus : Perusahaan “PT. Pro Roll International”

______________________________________________________________________

Abstract

A company as an organization that has a tendency toward profit, always needs a computerized system to be used in collecting, saving and processing the data to produce the information that will support the company in business strategy planning and making the business decision effectively. “PT. Pro Roll International” is an oil distribution company that located in Bandung. The company has been using manual system in supporting business related activities since established in 2005. The manual system has become a problem for the company to handle the daily business related activities that increase continually every year. So that, the company decides use computerized system. Moving to computerized system will be included three steps: analysis, design and implementation. The tools will support the process of system analysis and design, as follow: Data Flow Diagram, Data Structure, Process Specification, ER-Diagram, Database Schema and User Interface Design Sketch. The tools that will be used to implement the system are PHP, MySQL, Asynchronous JavaScript and XML (Ajax).
This paper explains about the process of analysis, design and implementation selling oil information system in “PT. Pro Roll International”.

Keywords : Data Flow Diagram, ER-Diagram, Information System, Penjualan

________________________________________________________________________

1. Pendahuluan

                   Seiring dengan semakin ketatnya persaingan dalam dunia bisnis, keberadaan pengolahan data menjadi informasi secara terkomputerisasi menjadi sangat penting. Hal itu dikarenakan pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kinerja suatu perusahaan. Jika dibandingkan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki kelebihan, seperti: pengolahan data yang cepat dan akurat, mendukung pengolahan data dalam skala besar.

                   Perusahaan sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, perusahaan akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

                    Perusahaan “PT. Pro Roll International” merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan pelumas. Pada saat ini sistem informasi penjualan pada perusahaan “PT. Pro Roll International” masih dilakukan secara manual sehingga kinerjanya belum efektif. Hal itu tercermin pada seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan penjualan dan piutang dagang, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan dalam pencatatan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan “PT. Pro Roll International” bermaksud mengkomputerisasikan sistem bagian penjualan untuk memaksimalkan kinerjanya. Diharapkan setelah sistem informasi penjualan dikomputerisasi, maka pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara akurat dan cepat.

Berikut ini adalah gambar proses bisnis perusahaan mulai dari pengadaan pelumas sampai penjualannya.

_________________________________________________________________________

BAB II
Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[Har05].

2.2 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web

Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak langsung.

2.3 Perangkat Analisa Sistem

2.3.1 Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.[Har05].

Adapun yang digunakan dalam DFD adalah:
1.     Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
2.     Aliran data
Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara process (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3.     Proses
Suatu process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran datayang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
4.     Penyimpan Data (Data Store)
Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang dapat berupa:  Suatu file atau basis data di sistem komputer. 

• Suatu arsip atau catatan manual. 
• Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 
• Suatu tabel acuan manual. 
• Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya atau tanpa ditutup.

2.3.2 Entity Relational Diagram (E-R Diagram)

Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.[Fat99].
Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut:

1.     Entitas

Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.

2.     Atribut

Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lain-lain.

3.     Hubungan antar relasi (Relationship)

Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

4.     Kardinalitas/Derajat Relasi

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh:entitas-entitas pada himpunan entitas mahasiswa dapat berelasi dengan satu
entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa:

• Satu ke Satu(One to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya. 
• Satu ke Banyak(One to Many)Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. 
• Banyak ke Satu(Many to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B. 
• Banyak ke Banyak(Many to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. 

2.4 Perangkat Lunak Pembangun Sistem

2.4.1 Hypertext Preprocessor (PHP)

                  PHP merupakan bahasa pemrograman berbentuk script yang ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasil dari pengolahan akan dikirimkan ke klien, tempat pemakai menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, kita bisa menampilkan isi database ke halaman web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan script seperti ASP (Actives Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl.

2.4.2 MySQL

                  MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database Management System) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL merupakan perangkat lunak basis data open source yang paling digemari, karena perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak basis data yang powerful dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.

2.4.3 Asynchronous Javascript And XML (Ajax)

                   Ajax atau Asynchronous Javascript And XML merupakan teknik pengembangan web untuk menciptakan aplikasi web yang interaktif. Tujuan Ajax adalah untuk membuat web yang lebih responsive dengan melakukan pertukaran data dengan server secara behind the scenes. Sehingga setiap kali pengguna melakukan perubahan pada form atau halaman web, maka halaman web tersebut tidak akan terjadi aksi reloaded.

3. Analisa dan Perancangan

3.1 Data Flow Diagram (DFD)
Pada program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas, DFD yang dirancang akan dijelaskan berikut ini:

 Gambar 3 DFD Level 1

              Gambar 4 DFD Level 2, Proses 1.4 

 Gambar 5 DFD Level 3, Proses 1.4.2 

Gambar 6 DFD Level 4, Proses 1.4.2.6 

3.4 ER-Diagram 

 Gambar 7 ER-Diagram

3.5 Skema Basis Data

Gambar 8 Skema Basis Data

3.6 Perancangan Sketsa User Interface

Perancangan user interface diperlukan pada program aplikasi ini dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan program apikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik yang awam, maupun yang sudah berpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya kesulitan yang besar.

Program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas ini menggunakan jenis menu pull down yaitu setiap menu memiliki sub-menu masing-masing. Tujuan penggunaan jenis menu ini adalah untuk mempermudah pengguna dalam memilih fitur yang akan digunakan. Untuk lebih jelasnya, akan dipaparkan dalam gambar berikut ini.

Gambar 9 Struktur Menu

4. Hasil Tercapai

Pada dokumentasi program aplikasi, selain penulisan analisa, perancangan dan desain user interface, diperlukan juga screenshot program aplikasi yang dirancang dengan maksud menjelaskan setiap menu, fungsi, tampilan dan hasil yang dicapai dalam perancangan program aplikasi ini.

Gambar 1 Proses 1.6 / Halaman Login

Pada saat aplikasi ini diakses, halaman yang tampil pertama kali adalah halaman login seperti yang ada pada gambar Gambar 10 Proses 1.6 / Halaman Login. Pada halaman ini pengguna diharuskan untuk mengisi identitas hak akses yang dimiliki, seperti username dan password.

Gambar 11 Halaman Index

Setelah pengguna aplikasi melakukan login dan hak aksesnya telah disetujui, halaman berikut yang ditampilkan adalah halaman index. Pada halaman index, logo produk pelumas Agip akan terlihat pada halaman ini, seperti yang ada pada gambar Gambar 11 Halaman Index.

Gambar 12 Proses 1.1.1 / Halaman Add/Edit_Pelanggan

Pada fitur pelanggan yang terdapat pada aplikasi sistem informasi penjualan pelumas. Pengguna dapat memasukan data pelanggan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 12 Proses 1.1.1 / Halaman Add/Edit_Pelanggan. Pada halaman add_pelanggan, pengguna diminta untuk mengisi data pelanggan yang meliputi field: nama perusahaan, alamat 1, alamat 2, no.telepon 1, no.telepon 2, no.fax, penanggung jawab, alamat email, alamat situs dan keterangan. Di antara field tersebut, field nama perusahaan, alamat 1 dan no.telepon 1 merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data pelanggan baru tidak dapat dilakukan. Cara yang sama dapat dilakukan pada edit pelanggan.

Gambar 13 Proses 1.1.5 / Halaman Pencarian

Pencarian data pelanggan dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 13 Proses 1.1.5 / Halaman Pencarian. Pada halaman pencarian pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id atau nama pelanggan. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data pelanggan tidak akan dilakukan.

Gambar 14 Proses 1.3.1 / Halaman add/Edit_produk

Pada fitur produk, pengguna dapat memasukan data produk yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 14 Proses 1.3.1 / Halaman add/edit_produk. Pada halaman add_produk, pengguna diminta untuk mengisi data produk yang meliputi field: tipe produk, nama produk, kinerja, unit base, stok, harga net, harga price list dan keterangan. Diantara field tersebut, Field tipe produk, nama produk, unit base, stok, harga net dan harga price list merupakan field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data produk baru tidak dapat dilakukan.

Gambar 15 Proses 1.3.3 / Proses 1.3.4 / Halaman produk

Data produk dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada data produk yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete. Seperti yang terlihat pada gambar Gambar     15 Proses     1.3.3     / Proses     1.3.4     / Halaman produk. Penghapusan data produk dapat dilakukan apabila data produk yang akan dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain.

Gambar 16 Proses 1.3.5 / Halaman pencarian

Pencarian data produk dapat dilakukan melalui halaman pencarian, seperti yang terlihat pada gambar Gambar 16 Proses 1.3.5 / Halaman pencarian. Pada halaman pencarian, pengguna diharuskan mengisi field kategori dan kata kunci id. Apabila salah satu dari kedua field tersebut tidak diisi, maka pencarian data produk tidak akan dilakukan.

Gambar 17 Proses 1.4.1.1 / Halaman add_pemesanan

Pada fitur pemesanan, pengguna dapat memasukan data pemesanan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 17 Proses 1.4.1.1 / Halaman add_pemesanan. Pada halaman add_pemesanan pengguna diharuskan untukmengisi data pemesanan (id pemesanan, nama pelanggan, no PO, tgl pemesanan,
tgl req pengiriman dan keterangan) dan data pemesanan detail (produk, jumlah, harga satuan, sub total), Di antara field tersebut, field nama pelanggan, tgl pemesanan, tgl req pengiriman, produk, jumlah, harga satuan dan sub total merupakan field wajib. Apalabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data pemesanan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data pemesanan baru disimpan di basis data, field status pemesanan akan berstatus on order secara default. Field status pemesanan memiliki 3 jenis status yaitu on order(0), completed(1) dan cancel(2). Data pemesanan dapat diubah sesuai dengan keinginan pengguna. Pengubahan data pemesanan hanya dapat dilakukan, apabila status pemesanan masih berstatus on order.

Gambar 18 Proses 1.4.1.3 / Proses 1.4.1.4 / Halaman pemesanan

Data pemesanan dapat dihapus dari basis data dengan cara menklik check box pada data pemesanan yang akan dihapus, lalu memilih tombol delete, seperti yang ada pada gambar Gambar 18 Proses 1.4.1.3 / Proses 1.4.1.4 / Halaman pemesanan. Penghapusan data pemesanan dapat dilakukan, apabila data pemesanan yang akan dihapus tidak memiliki keterkaitan dengan data yang lain atau status pemesanan masih berstatus on order.

Gambar 19 Proses 1.4.2.1 / Halaman add_suratjalan

Pada fitur surat jalan / pengiriman pesanan, pengguna dapat memasukan data surat jalan yang baru melalui halaman yang terlihat pada gambar Gambar 19 Proses
1.4.2.1 / Halaman add_suratjalan. Pada halaman tersebut, pengguna cukup mengisi field, seperti: id surat jalan, id pemesanan, tgl surat jalan dan keterangan. Field nama pelanggan, no PO akan diisi secara otomatis oleh program setelah pengguna mengisi field id pemesanan. Di antara field tersebut, Field id pemesanan dan tgl surat jalan merupakan field wajib. Apabila field wajib tidak diisi, maka penambahan data surat jalan baru tidak dapat dilakukan. Ketika data surat jalan baru disimpan di basis data, status surat jalan pada data tersebut akan berstatus unposting secara default. Field status surat jalan memiliki 3 status yaitu: unposting(0), posting(1) dan cancel(2).